В блоке закупок «камаза» 62% документации перевели в электронный формат
В блоке закупок в рамках программы цифровизации бизнес-процессов с 2022 года активно внедряется электронный документооборот. На новый формат работы перешли 343 поставщика, что составляет 62% всей документации этого подразделения.
Электронный документооборот (ЭДО) – метод организации рабочего процесса без применения бумажных носителей. С его помощью гораздо проще решать многие рутинные задачи, будь то ведение архивов, составление отчетов, ввод и редактирование документов, совершение сделок. Обмен документацией проводится через интернет, локальную сеть и другими удобными способами. По статистике с внедрением ЭДО расходы на хранение бумажных документов снижаются на 80%. Уже в первые месяцы внедрения скорость документооборота возрастает в несколько раз. Актуальность внедрения ЭДО значительно выросла во время пандемии, ведь с помощью этого инструмента многие операции можно проводить в режиме удаленного доступа.
Бумажный документ тоже остается в обороте, но он приобретает формат сопроводительного чек-листа, по которому сверяется перечень пришедшего товара.
Гораздо удобнее работать в системе электронного документооборота и поставщикам, имеющим консигнационные склады на «КАМАЗе». Руководитель, подписывая универсальный передаточный документ, будучи в другом городе, контролирует процесс отгрузки и получения оплаты.
Сейчас в блоке закупок по передаче ЭДО работают с тремя известными операторами связи: ООО «Эдисофт», ООО «Компания «Тензор», АО «ПФ «СКБ Контур». Ежегодно совместно с ними организуются конференции, посвященные внедрению электронного документооборота у поставщиков. После детального обсуждения нюансов работы и предоставляемых интернет-сервисов число партнеров, высоко оценивающих эффективность ЭДО, значительно увеличивается.
Работа по ЭДО постоянно улучшается. К ней подключаются новые подразделения «КАМАЗа», активно присоединяются дочерние компании. Большую роль во внедрении электронного документооборота сыграла работа специалистов отдела развития системы управления складами департамента развития, закупок и логистики центра внешней логистики совместно с ЦОБ.
С другими особенностями внедрения ЭДО на «КАМАЗе» можно ознакомиться на официальном сайте «КАМАЗа» по ссылке https://kamaz.ru/about/edo/. Представители отдела развития системы управления складом разместили там всю необходимую для подключения и работы контрагентов информацию.
Уже в следующем году в блоке закупок рассчитывают на активное внедрение электронных транспортных накладных, сертификатов качества, электронных доверенностей. Оперативность управления от этого вырастет, а это основа эффективности деятельности компании.
Текст: Татьяна Белоножкина. Фото: Виталий Зудин.
Камаз построил электронный документооборот
Крупнейшая автомобильная корпорация РФ КАМАЗ и компания «СофтИнтегро» объявили о завершении первого этапа крупномасштабного проекта по построению единой корпоративной системы электронного документооборота КАМАЗе на базе системы управления бизнес-процессами «ДокМенеджер BPMS» — разработка компании «СофтИнтегро».
На первом этапе проекта организована единая регистрация всех документов во всех структурных подразделениях и дочерних организациях КАМАЗа в системе «ДокМенеджер BPMS». Создана единая база документов с возможностью поиска и отслеживания текущего состояния их обработки. Автоматизированы рассылка и контроль исполнения управленческих решений.
В ходе проекта рабочей группе пришлось столкнуться с рядом проблем, поскольку проект такого масштаба стал первым как для исполнителя, так и для заказчика. «С одной стороны, нам пришлось сводить воедино разные правила работы и сложившиеся процедуры; с другой стороны, мы без сомнений получали мощную поддержку непосредственно от заказчика и пользователей проекта — без нее вряд ли было бы возможно сегодняшнее мероприятие», — отметил Василий Четвериков, директор «СофтИнтегро».
Заказчиком проекта, в частности, выступал аппарат генерального директора КАМАЗа. В рамках первого этапа были проведены работы по автоматизации основных потоков управленческого документооборота (входящая/исходящая корреспонденция, ОРД) между всеми подразделениями и организациями КАМАЗа. В целом, итоги первого этапа проекта превзошли ожидания и заказчика, и поставщика:
Использование средств автоматизации обработки и передачи документов позволяет ежемесячно экономить около 2 400 человеко-дней, ранее уходивших на регистрацию и передачу документов из рук в руки.
Отметим, что компания «СофтИнтегро» предоставляет полный комплекс ИТ-услуг по четырем направлениям деятельности: разработка и внедрение ПО для поддержки бизнес-процессов; создание и поддержание сетевой инфраструктуры различных предприятий и организаций; поставка решений и оборудования различных вендоров; услуги ИТ-аутсорсинга.
Преимущества системы электронного документооборота на примере пао «камаз»
ИСТОРИЯ, КУЛЬТУРА, ЭКОНОМИКА УРАЛА И ЗАУРАЛЬЯ 12-13 ноября 2022 г. С. 265-267
УДК 004.67
ПРЕИМУЩЕСТВА СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
НА ПРИМЕРЕ ПАО «КАМАЗ»
С. А. Яблокова
На сегодняшний день автоматизация документооборота это не просто средство оптимизации внутренних процессов организации, а насущная необходимость в условиях жесткой конкуренции рынка. В данной статье будут рассмотрены преимущества, которые можно получить при переходе с бумажного документооборота на систему электронного документооборота (далее СЭД) на примере ПАО «КАМАЗ».
ПАО «КАМАЗ» — крупнейшая автомобильная корпорация Российской Федерации. Данная компания занимает 11-е место среди ведущих мировых производителей тяжелых грузовых автомобилей и 8-е место в мире по объемам выпуска дизельных двигателей.
ПАО «КАМАЗ» одна из первых компаний в России, которая стала переходить на СЭД и добилась в этой сфере определенного успеха.
Модернизация процесса управления документацией на ПАО «КАМАЗ» началось с блока конструкторской документации. В 2008 г. стартовало внедрение простой электронной подписи, которое успешно завершилось в 2022 г.
В 2022 г. ПАО «КАМАЗ» совместно с Минобороны России подписали решение от 07.12.2022 № Р20-2022 «О введении электронного документооборота». Данное решение отменило требование стандарта ГОСТ РВ 2.902-2005 о предъявлении военному представителю подлинников конструкторской документации на бумажном носителе, и дало право подписывать электронный документ с помощью усиленной электронной подписи.
В 2022 г. удалось разработать новый модельный ряд автомобилей полностью на безбумажной основе. Также окончательно были исключены рукописные подписи. [1]
В 2022 г. ПАО «КАМАЗ» совместно «СофтИнтегро» внедрили СЭД «ДокМенеджер» для нормативно-правовой документации.
В 2022 г. внедрение СЭД затронуло и нормативно-техническую документацию. В этом году была внедрена корпоративная информационная справочная система «КОМЕТА».
На данный момент в компании функционирует четыре электронные системы, но они между собой не связаны. В ближайшее время планируется оставить только две из них «Тех-эксперт» и ТеашсеШ;ег, которые будут интегрированы между собой.
При прохождении научно-производственной практике в конструкторско-технологическом отделе качества проектирования продукта и технологии ПАО «КАМАЗ» передо мной была поставлена задача в рамках проекта «Внедрение электронного документооборота для нормативной документации» определить и рассчитать основные затраты, которые связаны как с бумажным документооборотом, так и с функционированием СЭД «Тех-эксперт».
Расчеты делались для 180 нормативных документов (далее НД), которые согласно программе «Качество-2022» подлежат пересмотру. Ниже приведена табл. 1, в которой перечислены все основные затраты. [2]
При переходе на электронный документооборот только для НД с учетом всех затрат, в год мы экономим 3 млн. 709 тыс. руб. Но ПАО «КАМАЗ» это градообразующие предприятие, и его политика в области кадров направлена на сохранение рабочих мест, т.к. для этой компании самым ценным ресурсом является ее сотрудники. Поэтому все затраты, которые можно было выразить в чел./ч, были переведены. В итоге получили 48 019,666 чел./ч или 23 сотрудника. А затраты связанные с МТО и транспортом оставили в денежно эквиваленте, который составил 1 млн. 341 тыс. руб.
Новое слово в экономике и менеджменте: гипотезы и апробации результатов исследования
Таблица 1
Экономический эффект от внедрения СЭД с учетом затрат
Наименование затрат Исполнитель Бумажный документооборот, руб./год СЭД, руб./год Эффект от внедрения, руб./год
1 2 3 4 5
1. Затраты времени на согласование нормативной документации
1.1.Время на перемеще- Разработчик
ния между подразделениями для сбора подписей документации -ведущий инженер 576706,2 0 576706,2
согласующих лиц
1.2.Время прохождения документов через Разработчик документации — 22690,08 0 22690,08
«вторые» руки ведущий инженер
1.3.3атраты на автомобильный транспорт — 412580,15 0 412580,15
2. Затраты на материально-техническое оснащение
2.1.Затраты на бумагу — 301104 0 301104
2.2.Затраты на картриджи — 627586 0 627586
3. Потери рабочего времени при работе сотрудников с бумажными документами
3.1.Оформление Разработчик
документов документации -ведущий инженер 477736,38 245903,74 231832,6
3.2.Время, затраченное на подписание листа Руководители, специалисты и 2238900,18 0 2238900,18
ознакомления служащие (РСиС)
З.З.Затраты рабочего времени сотрудников Работник архива -инженер 3407022,12 0 3407022,12
архива II категории
3.4.3атраты рабочего Сотрудник
времени ответственных сотрудников учтенных точек -инженер 1288991,88 897682,12 391309,8
учтенных точек II категории
4. Затраты, связанные с переходом на «Техэксперт»
4.1.Стоимость лицензий 0 4500000 — 4500000
Итого 9353316,99 5643585,86 3709731,13
В ближайшие время в ПАО «КАМАЗ» планируется собрать внештатную группу, которая будет сформирована из сотрудников, освободившихся за счет перехода на СЭД (23 чел.). Данная группа будет заниматься проектами по инновационной деятельности, прибыль от которых составит сотни миллионов рублей. [3: 39-40]
В данной статье мы попытались наиболее полно оценить экономический эффект, который можно получить благодаря переходу на электронный документооборот. Если говорить о косвенном эффекте, который с экономической точки зрения сложно поддается измерению, то внедрение СЭД приводит к:
— уменьшению ошибок типа «человеческий фактор»;
— мгновенному доступу к актуальной информации;
— улучшению взаимодействия между подразделениями;
— сокращению потерь важных документов;
— возможности мониторинга и равномерного распределения нагрузки по сотрудникам и т.д.
С. А. Яблокова. ПРЕИМУЩЕСТВА СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРИМЕРЕ…
Все это ведет к повышению конкурентоспособности компании в целом.
Подводя итоги нужно сказать, что система электронной документации нужна абсолютно любой организации в независимости от ее масштаба и типа собственности. Но особенно востребована она для крупных организаций (свыше 500 работников), чьи подразделения рассредоточены по разным местам, а затраты времени сотрудников на работу с бумажным документооборотом исчисляется ежегодными потерями в несколько миллионов рублей.
Литература
1. ГОСТ 1.1-2002 Межгосударственная система стандартизации. Термины и определения. — М.: Стандартформ, 2003 — 44 с.
2. ГОСТ РВ 2.902-2005 Единая система конструкторской документации. Порядок проверки, согласования и утверждения конструкторской документации- М.: Стандартинформ, 2005 — 30 с.
3. Анисимов, Д. Как «КАМАЗ» избавился от бумажного документооборота / Д. Аниси-мов // IT-Manager. — 2007. — №13 — С. 39-40.
Электронный лизинг — техника камаз
«ЭЛЕКТРОННЫЙ ЛИЗИНГ»
Приглашаем партнеров присоединиться!
Электронный лизинг – это система автоматизации процесса обмена документами. Замена документов на бумажном носителе на их электронную версию.
Электронные документы не нужно распечатывать, их принимают ИФНС и суды.
Электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП), приравниваются к бумажным аналогам и не требуют дублирования на бумаге. Они значительно ускоряют расчеты по сделкам и делают взаимодействие между компаниями прозрачным и оперативным.
В настоящее время с помощью системы электронного документооборота вы можете передать нам документы для оценки возможности заключения договора без необходимости дублирования их на бумажном носителе, подписать договоры и получать электронные версии актов и счетов-фактур на лизинговые услуги.
Для подписи документов необходима электронная цифровая подпись (ЭЦП), для просмотра и согласования достаточно войти по логину и паролю.
Если Вы используете систему интернет-отчетности, то подойдет ЭЦП, которым Вы подписываете отчеты.
Если Вы уже являетесь клиентом другой системы электронного документооборота, Вы также можете отправлять нам подписанные документы (возможность роуминга необходимо уточнить у вашего оператора ЭДО).
Если у Вас есть вопросы, напишите нашему техническому партнеру на diadok_cp@skbkontur.ru или обратитесь в любое время в техподдержку «Диадок» по телефону 8 800 500-10-18. Подробно о нашем партнерском сервисе «Диадок» и электронных документах Вы можете прочитать на сайте diadoc.ru.
